Офіційний сайт Свалявської райдержадміністрацї та районної ради.
 
 0 (3133) 2-12-48, 2-12-64  
   
     Вівторок, 19 Вересень 2017 р. Головна   /   Зворотній зв'язок   /   Пошук по сайту    
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 




 

З А Т В Е Р Д Ж У Ю
Голова   районної
державної адміністрації
Г.П.Уліганинець

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в Свалявській районній державній адміністрації

Загальні положення
1. Ця Інструкція визначає обов'язковий для всіх структурних підрозділів райдержадміністрації порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі - документи).
2. На документах у правому верхньому кутку першої сторінки проставляються гриф „Для службового користування” і номер примірника.
3. Необхідність проставлення грифа „Для службового користування” визначається на підставі переліку відомостей, що становлять службову інформацію виконавцем та особою, що підписує документ.
4. Ведення обліку, зберігання і використання документів, що містять службову інформацію, а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на сектор взаємодії з правоохоронними органами, оборонної роботи апарату райдержадміністрації.
5. Запобігання розголошенню відомостей, що містяться в документах, що містять службову інформацію, та випадкам втрат таких документів покладається на сектор взаємодії з правоохоронними органами, оборонної роботи апарату райдержадміністрації.
6. Керівники та співробітники структурних підрозділів, які працюють з документами, що містять службову інформацію, в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією Інструкцією. Ознайомлення здійснює сектор взаємодії з правоохоронними органами, оборонної роботи апарату райдержадміністрації.
Співробітникам (виконавцям), допущеним до роботи з документами що містять службову інформацію, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

Приймання і облік документів
7. Приймання і облік (реєстрація) документів, що містять службову інформацію здійснюється   через сектор взаємодії   з   правоохоронними органами,   оборонної роботи апарату райдержадміністрації.
На документи, що містять службову інформацію, як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.
8. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи, що містять службову інформацію. Вони обліковуються за кількістю сторінок та за кількістю примірників.
9. Облік документів, що містять службову інформацію, ведеться у відповідних журналах.
Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується завідувачем сектору взаємодії з правоохоронними органами, оборонної роботи апарату райдержадміністрації.   та завіряється печаткою "Для пакетів".
Проходження документів, що містять службову інформацію, повинно своєчасно відображатися у журналах.
10. На кожному зареєстрованому документі проставляється штамп райдержадміністрації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.
11. Документи, що містять службову інформацію, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.
12. Друкування документів, що містять службову інформацію, здійснюється   через сектор взаємодії з правоохоронними органами, оборонної роботи апарату райдержадміністрації.   При цьому до реєстраційного номера документа додається позначка „ДСК”.
На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначається кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця,   дату друкування документа.
13. Надруковані і підписані документи, що містять службову інформацію, передаються для реєстрації в сектор взаємодії з правоохоронними органами, оборонної роботи апарату райдержадміністрації, який здійснює їх облік.
14. Пересилання документів, що містять службову інформацію, до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також з кур’єрами організацій.
Документи, що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.
На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки „ДСК”.
На конвертах документів, що містять службову інформацію, забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.
15. Службова інформація має надаватися розпорядником   інформації, якщо він
правомірно оприлюднив її раніше.
Службова інформація має надаватися розпорядником   інформації, якщо немає законних підстав для обмеження у доступі до такої інформації, які існували раніше.
Якщо в документах, що містять службову інформацію, містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.
Забороняється надсилати за кордон документи, що містять службову інформацію.

Формування виконаних документів у справи
16. Документи, що містять службову інформацію, після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.
У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі   журнали на документи, що містять службову інформацію.
17. Документи, що містять службову інформацію, залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.
Якщо в райдержадміністрації створюється велика кількість однакових видів документів, що містять службову інформацію, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами, що містять службову інформацію, додається позначка „ДСК”.
У разі долучення документа, що містять службову інформацію, до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка „ДСК”, а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
В структурних підрозділах, у діяльності яких створюється незначна кількість документів, що містять службову інформацію, номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком „Документи, що містять службову інформацію”. Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка „ЕК” (експертна комісія).
18. Після закінчення діловодного року справа „Документи, що містять службову інформацію” переглядається посторінково членами експертної комісії організації та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Якщо у справі „Документи, що містять службову інформацію” містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка „ЕК” у графі номенклатури   справ     „Термін   зберігання”   закреслюється   і     зазначається
уточнений термін зберігання.
Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.
19. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи, що містять службову інформацію, повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф „Для службового користування”, а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.
20. Справи з документами з грифом „Для службового користування” повинні мати внутрішні описи.

Використання документів.
Зняття грифа „Для службового користування”
21. До роботи із справами з грифом „Для службового користування” допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, затвердженими головою райдержадміністрації, а до документів, що містять службову інформацію - згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівників структурних підрозділів.
22. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом „Для службового користування” з дозволу   голови (заступника голови)   райдержадміністрації, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.
23. Справи та документи, що містять службову інформацію, видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в журналі обліку справ і документів, які видаються.
24. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів, що містять службову інформацію,   проводиться з дозволу   голови (заступника голови)   райдержадміністрації.
Копіювання для сторонніх організацій та осіб документів, що містять службову інформацію, одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.
25. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом „Для службового користування” періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ   до архівного відділу райдержадміністрації, у процесі зберігання справ в архівному відділі (як правило не менш як один раз на 5 - 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до архівного відділу.
Рішення про зняття грифа „Для службового користування” приймається експертною комісією райдержадміністрації. До складу комісії включаються начальник архівного відділу,   завідувач сектору взаємодії з правоохоронними органами, оборонної роботи апарату та інших структурних підрозділів райдержадміністрації.
Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується головою райдержадміністрації. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф „Для службового користування”.
Один примірник акта разом із справами передається до архівного відділу райдержадміністрації, а також   справи постійного зберігання   Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).
26. На   обкладинках   справ гриф   „Для службового користування”   погашається штампом   або   записом   від   руки   із   зазначенням   дати   і   номера акта,   що став підставою для зняття грифа.
Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

Відбір документів для знищення
27. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів, що містять службову інформацію, розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853.
28. Відібрані для знищення справи з грифом „Для службового користування”, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, оформляються окремим актом.
29. Відібрані для знищення документи та справи перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість прочитання їх   або спалюватися.
30. Після знищення матеріалів з грифом „Для службового користування” в облікових документах (журналах, номенклатурах справ) робиться відмітка „Знищено. Акт № ____ від (дата)”.

Забезпечення схоронності документів.
Перевірка їх наявності
31. Документи, що містять службову інформацію, повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються.
32. Справи з грифом „Для службового користування”, видані для роботи, підлягають поверненню у сектору взаємодії з правоохоронними органами, оборонної роботи апарату райдержадміністрації у той же день.
Окремі справи з грифом „Для службового користування” з дозволу керівництва   можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.
Передача документів, що містять службову інформацію, іншим співробітникам здійснюється тільки через сектор взаємодії з правоохоронними органами, оборонної роботи апарату райдержадміністрації.
33. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів, що містять службову інформацію, з однієї справи до іншої без дозволу завідувача сектору взаємодії з правоохоронними органами, оборонної роботи апарату райдержадміністрації. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.
34. Забороняється   виносити   документи,   що містять службову інформацію,   за межі організації.
У   разі   потреби   керівник структурного підрозділу може дозволити виконавцям або   співробітникам   винести   за   межі структурного підрозділу документи,   що містять   службову     інформацію,   для   їх   погодження,   підписання   тощо   в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.
35. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ), що містять службову інформацію, складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується головою райдержадміністрації.
36. Перевірка наявності документів, що містять службову інформацію, здійснюється щорічно комісією, що призначається розпорядженням голови райдержадміністрації. Результати перевірки наявності оформляються актом.
37. Про факти втрати документів, що містять службову інформацію, або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома голови райдержадміністрації,   завідувача сектором взаємодії з правоохоронними органами, оборонної роботи апарату , а також письмово повідомляється Свалявський міжрайвідділ УСБУ із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.
Для розслідування факту втрати документів, що містять службову інформацію, або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, розпорядженням голови призначається комісія, висновок якої   (акт) затверджується головою райдержадміністрації.
Відповідні   записи   про   втрачені   документи   вносяться   в   облікові   форми   на
підставі акта комісії.
Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх головою передаються до архівного відділу для включення у справу фонду.
38. За порушення, що призвели до розголошення службової інформації, втрати або незаконного знищення документів, що містять службову інформацію, винні особи несуть відповідальність згідно із законодавством.


Керівник апарату державної адміністрації   В.І.Легеза

 
© 2017 Свалявська райдержадміністрація та районна рада
89300, м.Свалява, пл. Головна, 1, тел. 0 (3133) 2-12-48, 2-12-64, info@svalyava-vlada.gov.ua
Розробка сайту - CrafIT.com